Om stillingen

Ved Fakultet for teknologi, naturvitenskap og maritime fag er det ledig 2-årig midlertidig stilling innenfor administrativ prosjektstøtte for eksternt finansierte prosjekter (BOA-prosjekter). 

Stillingen er knyttet til fakultetsadministrasjonen, og nærmeste overordnede er fakultetsdirektør. Hovedarbeidssted er p.t. campus Porsgrunn, Vestfold, Kongsberg eller Bø.

USN har behov for å styrke den administrative støtten til gjennomføring av større forsknings- og innovasjonsprosjekter på grunn av økt antall prosjekter. Fakultet for teknologi, naturvitenskap og maritime fag (TNM) er pilot for oppbygging og utprøving av bedre administrative støttefunksjoner i post-award fasen. Det er et permanent behov før økt administrativ støtte, men stillingen lyses ut som midlertidig for å prøve ut ulike løsninger. 

Aktuelle arbeidsoppgaver

• Prosjektoppfølgingsstøtte knyttet til implementering av prosjektplan.
  • Koordinere rapporteringer i samarbeid med prosjektleder.
  • Kvalitetssikre leveranser i henhold til regel- og malverk.
• Oppfølging av regelverk og inngåtte samarbeidsavtaler.
• Daglig administrativ drift i samarbeid med prosjektleder, herunder kontakt med finansiører, partnere eller lignende som for eksempel:
  • Tillegg av nye partnere eller avtaler, endringer i avtaler eller kontrakter.
  • Arkivering av dokumenter i p360 i henhold til kravene i kontrakt med finansiør og revisjon.
  • Opplasting av leveranser til finansiører som EU og NFR.
  • Bistå i organiseringen av arrangementer og møter, herunder fungere som møtesekretær ved behov.
  • Koordinere innhenting av relevant prosjekt dokumentasjon.
  • Bistand i forbindelse med open science og GDPR.
• Samarbeid med andre administrative funksjoner ved USN ved behov som for eksempel jurister, økonomi, personal, utdanning, IT, kommunikasjon og bibliotek.
  • Koordinere informasjonsflyt og formidlingsarbeid, internt og eksternt.
  • Koordinere arbeidsflyt.
• Samarbeid med eksterne.
  • Kommunikasjon med prosjektansvarlige i EU og andre finansieringskilder i forhold til praktisk administrative forhold.
  • Kommunikasjon med partnere rundt praktisk administrative saker.
  • Oppdatere og vedlikeholde deltageroversikter, tilganger og mail-lister i prosjektet.
• Organisering og oppfølging av prosjektøkonomien i samarbeid med prosjektøkonom.
  • Innhenting av oppdaterte økonomiske rapporter for prosjektet.
  • Koordinere prosess og tidslinje i forhold til fakturering og timelister.
• Støtte ved tilsetting av medarbeidere i prosjektet.

 Kvalifikasjoner

• Relevant utdanning fra universitet eller høgskole, gjerne innenfor teknologi, naturvitenskapelige eller maritime fag , minimum tilsvarende masternivå.
• Realkompetanse kan i spesielle tilfeller kompensere for deler av kravet om formell utdanning.
• Relevant erfaring med nasjonale og internasjonale prosjekter innen forsknings- eller utdanningssamarbeid, herunder erfaring fra prosjektadministrasjon og kunnskap om ulike finansiørers krav, registreringssystem og portaler.
• Kjennskap til økonomi, nettsider, sosiale medier og digitale medier.
• Godt kjennskap til USN er en fordel.   
• Gode muntlig og skriftlig fremstillingsevne på norsk og engelsk.
• Gode IT-kunnskaper.

Det vil bli lagt vekt på at du

• er dedikert, motivert, engasjert og selvstendig.
• er en pådriver, tar initiativ og har stor gjennomføringsevne.
• har evne til å følge opp kollegaer og koordinere aktivitet i prosjektene.
• har gode samarbeids- og kommunikasjonsevner.
• er fleksibel, løsningsorientert og serviceinnstilt.
• har evne til å arbeide selvstendig og i team.
• er både detaljorientert og ser helhet, og evner å prioritere i perioder hvor det er stort arbeidspress.

Personlig egnethet for stillingen vil bli tillagt vekt.

Vi tilbyr

• Gode muligheter for kompetanse- og karriereutvikling.
• Inkluderende miljø med engasjerte kolleger.
• God pensjonsordning i Statens pensjonskasse.
• Ansattgoder og fordeler, bl.a. mulighet for trening i arbeidstiden

Lønn

Rådgiver (SKO 1434): NOK 572 142 - kr 711 095 per år eller Seniorrådgiver (SKO 1364): NOK kr 621 232 – kr 868 739 per år.

Lønnsplassering etter kvalifikasjoner og kompetanse. Fra lønna går lovfestet innskudd til Statens pensjonskasse.

Ansettelsen skjer på de vilkår som til enhver tid gjelder for ansatte i staten, og etter ansettelsen må du påregne at det kan skje endringer i arbeidsområdet.

Andre opplysninger

Aktuelle søkere vil bli innkalt til intervju. De som blir innkalt til intervju bes ta med kopi av attester og vitnemål. 

Ansettelsesorgan er ansettelsessutvalget for teknisk-administrative stillinger ved Universitetet i Sørøst-Norge.

Den som ansettes, må rette seg etter de lover, forskrifter og avtaler som til enhver tid gjelder for stillingen.

Universitetet i Sørøst-Norge ønsker å ansette personale som gjenspeiler mangfoldet i befolkningen, og vi ønsker alle kvalifiserte søkere velkommen. Vi arbeider for å utvikle oss videre som en inkluderende arbeidsplass og for å tilrettelegge arbeidsplassen for de som har behov for det. Har du perioder i livet hvor du ikke har vært i arbeid, utdanning eller opplæring er du også velkommen til å søke arbeid hos oss.

I henhold til offentlighetslovens § 25 2. ledd kan opplysninger om søkeren bli offentliggjort selv om søkeren har anmodet om ikke å bli oppført på søkerlisten. Søkere vil bli varslet dersom slik anmodning ikke tas til følge.

Kontaktinformasjon

For spørsmål om stillingen:
Fakultetsdirektør Mari Pran, mari.pran@usn.no, +4791325431

For spørsmål om søknadsprosessen:
Personalrådgiver Tonje Holt Vøllestad, tonje.h.vollestad@usn.no

Slik søker du

Universitetet i Sørøst-Norge benytter elektronisk søknadsbehandling. Søkere til stillingen må registrere sin søknad og CV med vedlegg elektronisk via rekrutteringsportalen Jobbnorge ved å klikke på knappen  ”Søk stillingen”.

Her kan du lese mer om søknadsprosessen for teknisk-administrative stillinger ved Universitetet i Sørøst-Norge.

Vi gjør oppmerksom på at alle dokumenter må være på et skandinavisk språk eller på engelsk. Eventuelle oversettelser må være attesterte.

Har du høyere utdanning fra utlandet må den godkjennes av Direktoratet for høyere utdanning og kompetanse. Du må ha sendt inn søknad for godkjenning innen søknadsfristen til denne stillingen utløper. Legg ved kvittering på søknad eller vedtak når du søker. Godkjenningen må ettersendes og er en forutsetning for ansettelse i stillingen.

Det er søkers eget ansvar å sørge for at etterspurt dokumentasjon har blitt lastet opp til søknaden!

Universitetet i Sørøst-Norge er Charter & Code sertifisert av EU-kommisjonen, og har rettigheter til å bruke logoen HR Excellence in Research (HRS4R). Universitetet er også medlem i nettverket EURAXESS, som bidrar til gode arbeidsforhold for mobile forskere.

Bli kjent med oss

Universitetet i Sørøst-Norge (USN) er blant landets største høyere utdanningsinstitusjoner, med rundt 18 000 studenter og 1 900 ansatte. 

. Video: https://www.youtube.com/watch?v=SViTC1wg3I8