Om stillingen

Det er en ledig fast stilling som seniorrådgiver ved UiO Campus Sør. Stillingen kombinerer rollen som administrativ koordinator med studiekonsulent, og innebærer ansvar for studieadministrative oppgaver i 50 % stilling og administrative driftsoppgaver i 50 % stilling. 

UiO Campus Sør ble opprettet våren 2023 og er nå etablert som et fast studiested. Den som ansettes vil få et spesielt ansvar for å fortsette utvikling og oppfølging av administrativ drift. 

Stillingsinnehaver vil ha et tett samarbeid med Sørlandet Sykehus (SSHF) for å ivareta god drift lokalt, men også sikre et godt samarbeid mellom UiO og SSHF. 

Arbeidssted er per dags dato Sørlandet sykehus.

Administrativ koordinator er en sentral støttefunksjon for leder ved UiO Campus Sør i universitetsadministrative oppgaver. Stillingsinnehaver ivaretar den daglige administrative driften ved UiO Campus Sør og legger til rette for administrativ støtte og bistand til universitetsansatte og studenter på campus.

Arbeidet vil være variert og innebære administrative driftsoppgaver, koordinering av universitetsaktivitetene ved UiO Campus Sør, samt forskningsadministrative oppgaver i skjæringspunktet mellom Sørlandet sykehus og universitetet. 

Administrativ koordinator rapporterer til leder for UiO Campus Sør. Stillingen inngår i nettverket for administrative koordinatorene ved Institutt for klinisk medisin og har tett samarbeid med undervisningsenhetene på Det medisinske fakultet , UiO.

Dine ansvarsområder og arbeidsoppgaver vil være 

Arbeidsoppgaver knyttet til rollen som administrativ koordinator 

• Ivareta daglig administrativ drift av universitetsvirksomheten ved UiO Campus Sør 
• Være bindeledd mellom instituttsekretariatet og UiO Campus Sør, samt ivareta helheten for universitetets administrative tjenesteyting og systemer på campus
• Lederstøtte i saksbehandling knyttet til oppgaver innenfor bl.a. rekruttering, personalforvaltning og forskningsadministrasjon 
• Lederstøtte i planlegging og gjennomføring av arrangementer og møter lokalt 
• Administrativ og økonomifaglig støtte, rapportering, innkjøp, fakturabehandling, avlønning av eksterne, kontroll av reiseregninger og refusjonskrav, og andre forefallende oppgaver 
• Markedsføring av UiO Campus Sør; nettsider, nyhetssaker og sosiale medier
• Vedlikehold og drift av lokalt ferdighetssenter

Arbeidsoppgaver knyttet til rollen som studiekonsulent

• Utarbeide informasjon og være kontaktpunkt for medisinstudenter og undervisere ved UiO Campus Sør
• Oppfølging av studenter, undervisere og faglig ledelse ved UiO Campus Sør, samt være et bindeledd mellom studieadministrasjonene på institutt- og fakultetsnivå i Oslo og Kristiansand 
• Praktisk støtte ved behov under undervisning og ved avvikling av eksamen  
• IT-oppgaver, herunder knyttet til hybrid undervisning og strømming 
• Støtte og bidra ved behov i evaluerings- og utviklingsarbeid 
• Ivareta ansvar for timeplanlegging av lokal undervisning i databaser som FS og TP i tett samarbeid med modulkoordinatorene i Oslo 
• Lederstøtte i saker knyttet til oppfølging av enkeltstudenter lokalt
• Arbeidsoppgaver knyttet til reise, praksisutplassering og oppholdsutgifter for medisinstudenter

Rollene innebærer håndtering av forskjellige systemer og avtale- og regelverk for statlig virksomhet og helseforetak. 

Stillingen kan tillegges andre studierelaterte oppgaver eller administrative utviklingsoppgaver knyttet opp mot utdanningsprogrammene og den administrative driften av UiO Campus Sør.

Kvalifikasjoner 

I denne rollen må du ha 

• Utdanning minimum tilsvarende masternivå. Realkompetanse med relevans for de konkrete oppgavene tillagt stillingen kan erstatte utdanningskravet.
• Relevant arbeidserfaring fra studieadministrativt arbeid og /eller koordinatorrolle, primært fra universitetssektoren.
• Erfaring med Felles studentsystem (FS) og Timeplanlegging (TP), samt erfaring fra relevant arbeid, primært fra universitetssektoren.
• Kjennskap til relevant regelverk for universitets- og høyskolesektoren.
• God skriftlig og muntlig fremstillingsevne på norsk og engelsk.
• Gode IT-kunnskaper.

Det er en fordel om du har

• Kjennskap til relevant regelverk for sykehussektoren.

Hva ser vi etter i deg?

Vi søker deg som arbeider effektivt og systematisk, setter deg raskt inn i nye oppgaver og har evne til å håndtere flere oppgaver samtidig. 

Du må være selvstendig samtidig som du evner å arbeide godt i team med andre, kunne være pådriver i arbeidsprosesser som involverer mange aktører og takle perioder med stort arbeidspress.

Personlig egnethet vil bli tillagt vesentlig vekt.

Vi tilbyr / Vi kan tilby deg / Hvorfor skal du velge oss?

• Spennende og meningsfylte arbeidsoppgaver i en virksomhet med et viktig samfunnsoppdrag, som bidrar til kunnskapsutvikling, utdanning og opplysning som fremmer en bærekraftig, rettferdig og kunnskapsbasert samfunnsutvikling.
• Gode velferdsordninger.
• Mulighet for inntil 1,5 time i uken med trening i arbeidstiden.
• En arbeidsplass med gode utviklings- og karrieremuligheter.
• Medlemskap i Statens Pensjonskasse, som er en av Norges beste pensjonsordninger med gunstige boliglån og gode forsikringsordninger.
• Lønn i stilling som seniorrådgiver, stillingskode 1364 i lønnsspenn kr  fra 710 000 til 805 000,  avhengig av kompetanse og erfaring. Fra lønnen trekkes 2 prosent i lovfestet innskudd til Statens Pensjonskasse.

Les mer om fordelene med å jobbe i staten i Arbeidsgiverportalen.

Inkluderende arbeidsliv og mangfold ved UiO

Inkludering og mangfold er en styrke. UiO har et personalpolitisk mål om å oppnå en balansert kjønnssammensetning og rekruttere personer med innvandrerbakgrunn. Videre ønsker vi medarbeidere med ulike kompetanser, fagkombinasjoner, livserfaring og perspektiver. Vi vil tilrettelegge for medarbeidere som har behov for det. 

Dersom det er kvalifiserte søkere med funksjonsnedsettelse, hull i CV-en eller innvandrerbakgrunn, skal vi innkalle minst én søker i hver av disse gruppene til intervju.

Vi håper at du søker på stillingen hos oss.

Søknad

Søknaden skal inneholde:

• Søknadsbrev.
• CV.
• Vitnemål og attester.
• Kontaktinformasjon til 2-3 referanser.

Søknad med vedlegg må sendes inn via vårt rekrutteringssystem Jobbnorge, klikk “Søk stillingen”.

Når du søker på stillingen, ber vi deg hente utdanningsresultatene dine fra Vitnemålsportalen.no. Om utdanningsresultatene dine ikke er tilgjengelige via Vitnemålsportalen, ber vi deg laste opp kopier av vitnemålene eller karakterutskriftene dine. All dokumentasjon må være på engelsk eller et skandinavisk språk.

Generell informasjon

Aktuelle søkerne vil bli invitert til intervju.

Søkerlister kan bli offentliggjort iht. Offentleglova § 25 andre ledd. Når du søker jobb hos oss vil navnet ditt stå på den offentlige søkerlisten. Det er mulig å be om å bli unntatt denne listen. Du må begrunne hvorfor du ønsker unntak fra offentliggjøring og vi tar deretter stilling til om vi kan innvilge ønsket ditt. Kan vi ikke det vil du høre fra oss.